Bu işlem akışını kasa, banka, cari, fatura, proje ve kullanıcı yetkileriyle bağlantılı tek bir kayıt düzeninde yönetebilirsiniz. Böylece yalnız kayıt tutmak yerine verinin karar süreçlerine etkisini görebilirsiniz.
1. Virmanı gelir veya gider olarak kaydetmeyin
Kasadan bankaya, bankadan bankaya veya banka hesabından karta yapılan iç transferler virman olarak işlenmelidir. Kaynak hesap azalırken hedef hesap artar; toplam varlık ve kâr-zarar değişmez.
Virman açıklamasında transfer nedeni ve varsa referans bilgisi bulunmalıdır. Yanlışlıkla gider olarak kaydedilen transfer, net sonucu olduğundan düşük gösterebilir.
Virman sonrasında kaynak ve hedef hesap bakiyelerinin toplamını kontrol edin. Komisyon veya işlem masrafı varsa bu tutarı ayrıca gerçek gider olarak kaydedin.
2. Kredi kartı harcaması ile kart borcu ödemesini ayırın
Kredi kartıyla alışveriş yapıldığında gider oluşur ve kart borcu artar. Son ödeme gününde bankadan karta yapılan ödeme ise borç kapatma işlemidir; ikinci kez gider değildir.
Kart hesap kesim ve son ödeme günleri tanımlandığında yaklaşan ödemeler daha doğru görünür. Gecikme faizi riskini azaltmak için kart borçlarını nakit planına dâhil edin.
Taksitli işlemlerde ekonomik giderin ve kart borcu takviminin nasıl izleneceğini işletme politikanıza göre tutarlı biçimde uygulayın. Aynı işlemi her taksit döneminde tekrar giderleştirmeyin.
3. POS satışında brüt gelir ile net banka girişini ayırın
Müşterinin ödediği brüt tutar satış geliridir. Bankanın kestiği komisyon işletme gideridir. Bankaya geçen tutar ise bu ikisinin netidir. Tek bir net tutar kaydetmek hem ciroyu hem komisyon maliyetini görünmez kılar.
Hesabım Cepte PRO’da POS cihazını banka, komisyon ve valör bilgisiyle tanımlamak bu akışın izlenmesini kolaylaştırır.
İade veya iptal işlemlerini ilgili satışla ilişkilendirin. İade, yeni bir bağımsız gider değil; önceki satışın terslenmesi veya azaltılması olarak değerlendirilmelidir.
4. Valör süresini nakit akışında dikkate alın
Satış bugün gerçekleşse bile banka girişi valör nedeniyle sonraki günlerde olabilir. Bu bekleyen tutar, henüz kullanılabilir banka bakiyesi değildir.
Yoğun POS kullanan işletmeler için valör süresi, komisyon kadar önemlidir. Daha hızlı valör, kısa vadeli nakit ihtiyacını ve dış finansman baskısını azaltabilir.
Hafta sonu ve resmî tatil etkisini göz önünde bulundurun. Beklenen banka giriş tarihini yalnız takvim günü değil, sözleşmedeki iş günü kuralına göre değerlendirin.
5. Komisyonu cihaz ve banka bazında karşılaştırın
Komisyon oranını yalnız sözleşme yüzdesi olarak değil, aylık kesinti tutarı olarak izleyin. Ciro büyüdükçe küçük oran farklarının parasal etkisi artar.
Kampanya, taksit veya işlem türüne göre değişen maliyetleri ayrı not edin. Düşük oranlı görünen bir cihazın valör veya ek ücret nedeniyle daha pahalı olabileceğini unutmayın.
Aylık değerlendirmede brüt satış, toplam komisyon, ortalama valör ve net banka girişini aynı tabloda karşılaştırın. Kararı tek bir orana bakarak vermeyin.
6. Aylık finans kaynağı kontrolü yapın
Kasa sayımı, banka ekstresi, kart borcu ve POS bekleyen tutarlarını uygulama kayıtlarıyla karşılaştırın. Fark varsa önce tarih, kaynak ve tekrar kayıtları inceleyin.
Virmanların kâr-zararı değiştirmediğini ve POS komisyonlarının gider raporuna doğru yansıdığını doğrulayın.
Kontrol sonucu bulunan farkları açıklamasız bakiye düzeltmesiyle kapatmak yerine kök işlemi bulun. Aksi hâlde aynı fark sonraki ay yeniden oluşabilir.
Sık yapılan hatalar
- Kasadan bankaya yatırılan parayı gelir olarak kaydetmek.
- Kart borcu ödemesini ikinci kez giderleştirmek.
- POS satışında yalnız net banka girişini gelir kabul etmek.
- Valör bekleyen tutarı kullanılabilir banka bakiyesi saymak.
- Tüm POS cihazlarını tek kaynak altında toplamak.
Maliyet düzeltme notu
Kısa ama önemli kontrol
Komisyon, gecikme faizi ve valör süresini birlikte değerlendirin. En düşük komisyonlu seçenek her zaman en düşük toplam finansman maliyetini sağlamayabilir.
Uygulamada deneyin
Bu süreci Hesabım Cepte PRO ile tek ekrandan yönetin.
İşlemleri doğru kaynak, kategori, belge ve yetki bilgisiyle kaydedin; raporlarda aynı veriyi tekrar aramak zorunda kalmayın.
Hesabım Cepte PRO bir mali müşavirlik veya vergi danışmanlığı hizmeti sunmaz ve vergi avantajı garantisi vermez. Bir harcamanın gider veya KDV indirimi açısından uygunluğu; harcamanın niteliğine, işletmeyle bağlantısına, belgesine ve güncel mevzuata göre mali müşaviriniz tarafından değerlendirilmelidir.