Bu işlem akışını kasa, banka, cari, fatura, proje ve kullanıcı yetkileriyle bağlantılı tek bir kayıt düzeninde yönetebilirsiniz. Böylece yalnız kayıt tutmak yerine verinin karar süreçlerine etkisini görebilirsiniz.
1. Projeyi ana işletmeye bağlı oluşturun
Proje, ait olduğu işletmenin plan ve kullanıcı yapısından yararlanmalıdır. Ana işletmeye bağlı olmayan projeler plan mirası, erişim ve konsolide raporlama açısından sorun oluşturabilir.
Proje adı, başlangıç tarihi, bütçe ve ortaklık yapısını anlaşılır biçimde tanımlayın. Yalnız deneme amacıyla açılan projeleri canlı verilerle karıştırmayın.
Proje açılışında hangi kasaların, bankaların ve kullanıcıların kullanılacağını belirleyin. Ana işletmenin bütün finans kaynaklarını otomatik olarak proje kullanıcılarına açmayın.
2. Ortak ve görüntüleyici rollerini ayırın
Proje sahibi kritik ayar ve geri ödeme işlemlerini yönetebilir. Proje ortağı verilen izinler kapsamında gelir veya gider ekleyebilir. Görüntüleyici ise kayıtları değiştirmeden raporları incelemelidir.
Bir proje ortağı ana işletmenin diğer projelerini veya özel finans hesaplarını görmemelidir. Yetki sınırı proje üyeliğiyle belirlenmelidir.
Rol değişikliklerini tarih ve sorumlulukla yönetin. Ortaklıktan ayrılan bir kullanıcının proje erişimini açık bırakmak, finansal gizlilik ve işlem güvenliği riski oluşturur.
3. Kendi kaynağından yapılan gideri doğru sınıflandırın
Bir ortak 5.000 TL malzeme aldıysa proje gideri 5.000 TL’dir. Ödeme ortağın kendi kasası, bankası veya kartından yapılmış olabilir. Proje kasası bu işlem nedeniyle otomatik azalmaz.
Kayıt sırasında tutarın projeden geri alınıp alınmayacağı seçilir. Geri alınacaksa ortak alacağı oluşur; katkıysa geri ödeme borcu oluşmaz.
Kaynağın özel hesap ayrıntıları diğer ortaklara açılmamalıdır. Proje için gerekli olan bilgi, kimin hangi tutarı hangi finansman türüyle sağladığıdır.
4. Ortak katkısı ile geri alınacak harcamayı ayırın
Ortak katkısı, ortağın projeye geri istemeden sağladığı finansmandır. Projenin gideri veya varlığı kaydedilir ancak ortağa borç oluşmaz.
Geri alınacak harcamada ise proje ortağa borçlanır. Bu borç, ortak bakiyeleri ekranında izlenir ve geri ödeme yapıldıkça azalır.
Seçim yapılırken ortaklar arasında yazılı mutabakat olması önemlidir. Aynı işlem bir kullanıcı tarafından katkı, diğeri tarafından alacak olarak yorumlanmamalıdır.
5. Geri ödemeyi yeni gider olarak kaydetmeyin
Ortağa yapılan geri ödeme, daha önce oluşmuş alacağın kapatılmasıdır. Proje gideri ilk alışverişte kaydedildiği için geri ödeme sırasında ikinci gider oluşturulmamalıdır.
Kısmi geri ödeme yapılabilir. Örneğin 100 TL alacağın 60 TL’si ödenirse kalan alacak 40 TL olmalıdır. Ödeme kalan alacağı aşmamalıdır.
Geri ödemenin hangi proje kaynağından yapıldığını belirtin. Kaynak kasa veya banka azalır; ortak alacağı aynı tutarda düşer ve proje gideri sabit kalır.
6. Proje sonucunu ekonomik işlem ve finansmanla birlikte okuyun
Gelir, gider ve varlıklar projenin ekonomik sonucunu; katkı, alacak ve geri ödemeler ise finansmanın kim tarafından sağlandığını gösterir.
Kârlılık raporunda giderleri eksiksiz tutun, ortak bakiyelerini ayrı izleyin. Böylece proje kârlı görünürken ortaklara büyük borç bırakıp bırakmadığını görebilirsiniz.
Proje kapanışında gelir, gider, varlık, açık borç, ortak alacağı ve kalan nakit ayrı ayrı mutabık olmalıdır. Yalnız net kâr rakamına bakmak kapanış için yeterli değildir.
Sık yapılan hatalar
- Ortağın cebinden yaptığı giderde proje kasasını azaltmak.
- Geri ödemeyi ikinci kez proje gideri saymak.
- Ortak katkısını geri alınacak alacak olarak kaydetmek.
- Kısmi ödeme sonrasında alacağı tamamen kapatmak.
- Proje ortağına ana işletmenin tüm finans verilerini açmak.
Maliyet düzeltme notu
Kısa ama önemli kontrol
Ortak alacağını proje gideriyle ikinci kez saymayın. Ekonomik işlem bir kez kaydedilir; geri ödeme yalnızca finansman borcunu kapatır.
Uygulamada deneyin
Bu süreci Hesabım Cepte PRO ile tek ekrandan yönetin.
İşlemleri doğru kaynak, kategori, belge ve yetki bilgisiyle kaydedin; raporlarda aynı veriyi tekrar aramak zorunda kalmayın.
Hesabım Cepte PRO bir mali müşavirlik veya vergi danışmanlığı hizmeti sunmaz ve vergi avantajı garantisi vermez. Bir harcamanın gider veya KDV indirimi açısından uygunluğu; harcamanın niteliğine, işletmeyle bağlantısına, belgesine ve güncel mevzuata göre mali müşaviriniz tarafından değerlendirilmelidir.